Automatizaciones posibles con n8n — Lista para ofrecer a clientes

Incluye posibles costes que repercuten en el cliente (APIs, WhatsApp, IA, PDF, etc.) para presupuestos.

Qué necesitas para empezar

Requisito	¿Es obligatorio?	Notas
Servidor (VPS o similar)	Sí	n8n es una aplicación que debe estar ejecutándose 24/7. Necesitas un servidor (VPS en HostGator, DigitalOcean, Hetzner, etc.) o usar n8n Cloud. En un PC de casa no sirve como solución estable.
Dominio	No	Puedes acceder a n8n solo con la IP y el puerto (ej. http://123.45.67.89:5678). El dominio es útil para tener una URL fija, poner HTTPS con certificado gratuito (Let's Encrypt) y que quede más profesional; no es imprescindible para que funcione.
Navegador	Sí	Para diseñar y gestionar los flujos. Cualquier navegador moderno vale.

Resumen: servidor sí; dominio no es obligatorio — con la IP ya puedes usar n8n.

1. Formularios y captación de leads

• Enviar datos de formularios de Elementor, JetForm, formularios a medida en WordPress, Contact Form 7, Gravity Forms, Typeform, Google Forms, etc., por email.
• Guardar respuestas en Google Sheets o Excel Online.
• Crear o actualizar contactos en CRM (Zoho CRM, Odoo, entre otros) al enviar un formulario.
• Notificar por Slack o Teams cuando llegue un nuevo lead.
• Enviar confirmación por WhatsApp o SMS al usuario que envía el formulario.
• Generar PDF con los datos del formulario y enviarlo por email o guardarlo en Drive/Dropbox.
• Crear tareas en Trello, Asana o Monday cuando se registre un lead.
• Clasificar y encaminar leads (por país, tipo de producto, etc.) a distintas hojas o equipos.

Concepto	Coste aproximado
Zoho CRM, Odoo / Slack / Teams / Sheets	Según planes del cliente (muchos con plan gratis)
WhatsApp — BSP	Desde ~49 USD/mes por número (360dialog, Twilio, MessageBird, respond.io)
WhatsApp — Meta (México, ref. 2025)	Marketing ~0,044 USD/msg; Utilidad ~0,01 USD/msg; Autenticación ~0,024 USD/msg; Servicio en ventana 24 h: gratis (1.000 conversaciones/mes gratis)
PDF (APITemplate.io, etc.)	Gratis hasta ~50 PDF/mes; desde ~19 USD/mes según volumen
SMS	Según proveedor (Twilio, etc.); suele ser por mensaje

2. Email y comunicaciones

• Enviar emails transaccionales (confirmación, recordatorios, notificaciones) desde cualquier trigger.
• Sincronizar bandeja de entrada con otras herramientas (crear tareas, tickets, registros en BD).
• Automatizar secuencias de emails (drip) según respuestas o eventos.
• Enviar resúmenes diarios o semanales por email (ventas, métricas, tareas pendientes).
• Reenviar o clasificar emails según asunto, remitente o palabras clave.
• Conectar Gmail/Outlook con Slack, Zoho CRM, Odoo o bases de datos.

Concepto	Coste aproximado
Correo / proveedor de envío (SendGrid, Mailgun, etc.)	Solo si se usa; n8n no cobra por envíos

3. Redes sociales y marketing

• Publicar el mismo contenido en varias redes (Facebook, Twitter/X, LinkedIn, Instagram) desde una sola fuente.
• Programar publicaciones desde Google Sheets o desde un formulario.
• Guardar menciones, comentarios o mensajes en una hoja o base de datos.
• Responder automáticamente mensajes de redes (con filtros o plantillas).
• Sincronizar lista de suscriptores de newsletter con audiencias de redes (Meta, LinkedIn, etc.).
• Extraer métricas de redes y generar reportes en Sheets o por email.

Concepto	Coste aproximado
APIs de redes	Dependen de cada red (algunas gratuitas con límites); sin coste extra de n8n

4. E-commerce y ventas (WooCommerce, Shopify, etc.)

• Crear o actualizar productos en WooCommerce desde módulos de Zoho CRM o Odoo (o desde hojas de cálculo, ERP).
• Sincronizar inventario entre WooCommerce, Zoho, Odoo, almacén o Google Sheets.
• Notificar por email o Slack cuando haya una nueva venta o pedido.
• Actualizar inventario entre tienda, almacén o hojas.
• Enviar emails de seguimiento post-compra (agradecimiento, review, ofertas).
• Sincronizar productos o precios entre WooCommerce, marketplaces, ERP o hojas.
• Crear facturas o documentos PDF a partir del pedido y enviarlos por email.
• Automatizar facturación electrónica: al confirmar un pedido en WooCommerce, n8n llama la API del proveedor de facturación (SAT, Facturama, SW Sapien, etc.) para generar la factura electrónica y guardarla o enviarla al cliente.
• Marcar pedidos como enviados y notificar al cliente con número de seguimiento.

Concepto	Coste aproximado
Plataformas (WooCommerce, Shopify)	Las que ya use el cliente
PDF (facturas, documentos)	APITemplate.io: gratis hasta ~50 PDF/mes; desde ~19 USD/mes; planes ~29–139 USD/mes. PDF.co / PDFMonkey: variable
Facturación electrónica (API del proveedor)	Según el proveedor que use el cliente (Facturama, SW Sapien, etc.)

5. Bases de datos y hojas de cálculo

• Sincronizar datos entre Google Sheets, Airtable, Notion y bases de datos (MySQL, PostgreSQL, etc.).
• Copiar filas entre hojas o entre Sheets y bases de datos en tiempo real.
• Limpiar o normalizar datos (formato, duplicados, validaciones) antes de guardar.
• Rellenar plantillas (documentos, PDFs) con datos de una hoja o base de datos.
• Hacer backups programados de tablas o exportar a CSV/Google Drive.
• Crear dashboards: agregar datos en una hoja "resumen" para gráficos o reportes.

Concepto	Coste aproximado
Google Sheets, Airtable, Notion	Planes gratuitos con límites; planes de pago según uso
Bases de datos propias	Sin coste extra de API por n8n

6. IA y procesamiento de texto

• Usar OpenAI (GPT) para resumir textos, generar respuestas o clasificar contenido.
• Crear chatbots que respondan con IA (webhook + OpenAI + respuesta por chat/email).
• Generar descripciones de productos, posts o emails con IA a partir de datos.
• Traducir textos automáticamente entre idiomas.
• Extraer entidades (nombres, fechas, temas) de textos y guardarlas en BD o hojas.
• Moderar contenido (comentarios, formularios) con IA y encaminar según resultado.

Proveedor	Modelo	Input (por 1M tokens)	Output (por 1M tokens)
OpenAI	GPT-4o mini	~0,15 USD	~0,60 USD
OpenAI	GPT-4o / otros	Variable	Variable
Anthropic	Claude 3.5 Haiku	~0,80 USD	~4,00 USD
Anthropic	Claude 3.5 Sonnet	~3,00 USD	~15,00 USD

Pago por uso (tokens). Ejemplo orientativo: chatbot con GPT-4o mini, ~10.000 respuestas cortas/mes ≈ 5–20 USD/mes.

7. Soporte y tickets

• Crear tickets en Zendesk, Freshdesk, Help Scout, etc. desde email, formulario o Slack.
• Asignar tickets según categoría, idioma o palabras clave.
• Notificar al equipo por Slack/Teams cuando llegue un ticket urgente.
• Sincronizar estado de tickets con hojas de cálculo, Zoho CRM u Odoo.
• Enviar respuestas automáticas o plantillas según tipo de consulta.
• Cerrar o archivar tickets cuando se resuelva en otro sistema (p. ej. GitHub).

Concepto	Coste aproximado
Software de soporte (Zendesk, etc.)	Planes que ya use el cliente
IA para respuestas	Ver tabla de APIs de IA en sección 6

8. Desarrollo y DevOps

• Recibir notificaciones en Slack/email cuando falle un deployment o un test (GitHub, GitLab, Jenkins, etc.).
• Crear issues en GitHub/GitLab desde formularios, emails o otras herramientas.
• Sincronizar tareas entre Jira, Linear, Notion y hojas de cálculo.
• Ejecutar scripts o llamar APIs cuando ocurra un evento (webhook, cron).
• Hacer backups de repositorios o bases de datos en horarios programados.
• Monitorear APIs (health check) y avisar si no responden.

Concepto	Coste aproximado
Herramientas (GitHub, Jira, etc.)	Las que ya use el cliente; muchas con plan gratis. n8n no añade coste por integración

9. Recursos humanos y onboarding

• Enviar documentación y formularios a nuevos empleados al dar de alta.
• Crear cuentas de email, Slack o herramientas internas cuando se registre un nuevo empleado.
• Recopilar firmas o respuestas de formularios y guardarlas en Drive o base de datos.
• Recordar evaluaciones de desempeño o revisiones periódicas (cron + email/Slack).
• Sincronizar lista de empleados entre HR, nómina y herramientas internas (respetando privacidad).

Concepto	Coste aproximado
Apps conectadas (Slack, Google Workspace, etc.)	Según planes del cliente; n8n no añade coste por usuario

10. Webhooks y APIs personalizadas

• Recibir datos de cualquier sistema que envíe HTTP (formularios, apps, IoT) y procesarlos.
• Conectar APIs que no tengan nodo en n8n usando el nodo "HTTP Request".
• Construir "mini backends": recibir petición → consultar/guardar datos → devolver respuesta.
• Encadenar varias APIs (validar en una, guardar en otra, notificar por otra).
• Exponer flujos como API para que otras aplicaciones los disparen.

Concepto	Coste aproximado
Webhooks / HTTP en n8n	Sin coste adicional; solo si las APIs externas son de pago

11. Programación y recordatorios

• Ejecutar flujos a una hora fija (diaria, semanal): reportes, limpieza de datos, envío de resúmenes.
• Recordatorios: X días antes o después de una fecha (vencimiento, evento, seguimiento).
• Renovar o revisar datos periódicamente (precios, existencias, estado de pedidos).
• Enviar felicitaciones de cumpleaños o aniversarios automáticas.
• Programar publicaciones o envíos de campañas en fechas concretas.

Concepto	Coste aproximado
Servicios llamados en cada ejecución	Depende (email, Slack, IA, etc.); ver secciones correspondientes si aplica

12. Integración con WordPress y WooCommerce

• Formularios en WordPress (Elementor, JetForm, etc.) que envían datos a n8n por webhook; n8n los envía a Zoho CRM, Odoo, email, PDF, etc.
• Cargar productos en WooCommerce desde módulos de Zoho CRM o Odoo (o desde Google Sheets, ERP); sincronizar precios e inventario.
• Sincronizar inventario entre WooCommerce, Zoho, Odoo, almacén o hojas de cálculo.
• Automatizar facturación electrónica: al confirmar pedido en WooCommerce, n8n llama la API del proveedor de facturación (SAT, Facturama, SW Sapien, etc.) para generar la factura y enviarla o guardarla.
• Crear o actualizar posts/páginas desde Google Sheets, formularios externos o otras apps.
• Recibir webhooks de plugins (formularios, reservas, pedidos de WooCommerce) y procesarlos en n8n.
• Sincronizar comentarios o leads de WordPress con Zoho CRM, Odoo o hojas.
• Notificar cuando se publique un post, se registre un usuario o haya un nuevo pedido en WooCommerce.
• Conectar WooCommerce con contabilidad, Zoho CRM u Odoo.

Concepto	Coste aproximado
Hosting y plugins WordPress / WooCommerce	Los que ya use el cliente; n8n no cobra por conexión
Facturación electrónica (API del proveedor)	Según el proveedor que use el cliente

13. Documentos y PDFs

• Generar PDFs desde plantillas usando datos de formularios, hojas o bases de datos.
• Firmar documentos (integrando con servicios de firma electrónica vía API).
• Guardar documentos generados en Google Drive, Dropbox o OneDrive con nombres/carpetas automáticos.
• Convertir HTML o textos a PDF y enviarlos por email.
• Crear facturas, presupuestos o informes en PDF a partir de datos estructurados.

Servicio	Modelo	Coste aproximado
APITemplate.io	Por volumen/mes	Gratis hasta ~50 PDF/mes; desde ~19 USD/mes; planes ~29–139 USD/mes según volumen
PDF.co	Por documento/plan	Variable; revisar en la web
PDFMonkey	Por documento/plan	Variable; revisar en la web

14. Pagos y facturación

• Notificar cuando se reciba un pago (Stripe, PayPal, Mercado Pago, etc.).
• Crear facturas o registros en contabilidad cuando se confirme un pago.
• Enviar recordatorios de pago o renovación de suscripciones.
• Sincronizar suscripciones o clientes entre pasarela de pago y Zoho CRM, Odoo o hojas.
• Marcar pedidos como pagados en WooCommerce o en un ERP cuando llegue el webhook de pago.

Concepto	Coste aproximado
Pasarela de pago	La que ya use el cliente (comisiones por transacción)
Facturas en PDF	Ver sección 13

15. WhatsApp, Telegram y mensajería

• Recibir y enviar mensajes por WhatsApp (notificaciones, confirmaciones, chatbots).
• Conectar Telegram para notificaciones, bots o sincronización con otros sistemas.
• Unificar WhatsApp y Telegram en un mismo flujo (p. ej. soporte o ventas).
• Chatbots con IA que respondan en WhatsApp o Telegram.

Concepto	Coste aproximado
BSP (360dialog, Twilio, MessageBird, respond.io)	Desde ~49 USD/mes por número; planes ~99–299 USD/mes según soporte y volumen
Twilio (como BSP)	~0,005 USD por mensaje + tarifas Meta según categoría y país
Meta (México, ref. 2025)	Marketing ~0,044 USD/msg; Utilidad ~0,01 USD/msg; Autenticación ~0,024 USD/msg; Servicio en ventana 24 h: gratis (1.000 conversaciones/mes gratis)
Recomendación	Contratar un BSP; presupuestar licencia BSP (mensual) + mensajes Meta según volumen
Telegram	API de bots gratuita; sin coste por mensaje
IA (chatbot)	Ver tabla de APIs de IA en sección 6

Resumen para presupuestos

Concepto	Coste aproximado
n8n	Coste de infra (VPS o n8n Cloud); self-hosted: ejecuciones ilimitadas sin coste extra por uso
WhatsApp	BSP desde ~49 USD/mes + tarifas Meta por mensaje; dejar claro que hay que contratar un BSP
IA (OpenAI, Anthropic)	Pago por uso (tokens); desde pocos USD/mes según volumen y modelo
PDF	Desde 0 USD (planes free) hasta decenas de USD/mes según volumen
Resto (Slack, Gmail, Sheets, WordPress, WooCommerce, Zoho CRM, Odoo, facturación electrónica, etc.)	Según planes que el cliente ya tenga; n8n no añade coste por integración

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